智能档案柜就是在档案柜的基础上加安装了单片机控制器，LED灯，通过计算机控制LED灯发光定位的档案管理设备。通过专门的软件进行管理，并与电脑连接使用的档案柜。此种档案柜为现今档案柜的发展趋势，众多图书馆、档案馆都采用智能档案存储柜。 

智能档案柜由硬件(柜体，控制器，LED灯，串口线，电源)及软件（档案智能管理系统）组成，用计算机控制。智能档案柜定位时在档案盒下方有一个LED指示灯发亮，就算在上万张档案里要准确找到目标也只需1秒钟。至今，智能档案柜已经应用在各行各业，其衍生的产品有智能文件柜，智能档案柜，智能磁带柜等等。智能档案柜是指通过软件和安装有单片机的柜体快速有效的管理档案存储管理系统。 

智能档案柜可广泛用于医院、银行、公检法系统、金融机构、学校、图书馆、档案馆、研究所、设计所、海关、企业和事业单位等。以上领域每天都会产生海量数据，并且将这些数据放入磁带、档案或纸张等存储介质中。这样会造成大量存储介质的产生。

而传统的管理方法，就是将存储介质存放在简单的铁皮柜中，依靠专门的人员进行管理。而且随着数据量的增加，就会造成人力成本大大提高，工作效率低下等情况。而智能档案柜就可以解决以上所遇到的全部问题，并且还能够提高信息化建设的效率，明显增加实际利益。智能档案存储柜通过软件进行档案的查找、借阅和归还等操作，并可以进行智能定位，方便管理者查找和管理，节省管理成本，提高工作效率。